Бизнес в онлайне: как выбрать онлайн-кассу
С 1 июля этого года ряд организаций и индивидуальных предпринимателей федеральное законодательство обязало использовать в работе онлайн-кассы (Федеральный закон от 06.06.2019 N129). Новичкам-бизнесменам тем не менее все еще сложно разобраться, как действуют эти аппараты, какими функциями они обладают и что выгоднее — аренда или покупка. Редакция БНК отвечает на эти вопросы в новом материале из цикла «Бизнес в онлайне».
Что из себя представляет онлайн-касса?
Онлайн-касса или контрольно-кассовая техника (ККТ) — кассовый аппарат нового образца, который подключается к Интернету и передаёт данные в федеральную налоговую службу (ФНС) через оператора фискальных данных (ОФД). Чеки в таких устройствах выпускаются с QR-кодом с полной информацией о торговой операции.
Кто обязан установить онлайн-кассу?
Как сообщает Федеральная налоговая служба (ФНС), 1 июля онлайн-кассы должны применять следующие категории предпринимателей:
- ИП без наемных работников, торгующие через вендинговые автоматы;
- ИП без наемных работников на ЕНВД и ПСН, которые занимаются розничной торговлей;
- организации без наемных работников на ОСН и УСН в сфере общепита;
- организации и ИП с наемными работниками на ЕНВД, оказывающие бытовые, ветеринарные услуги, услуги стоянок, услуги по ремонту, услуги по передаче во временное владение и другое.
- ИП на ПСН с наемными работниками, оказывающие парикмахерские и косметические услуги, услуги ремонта машин, компьютеров и тех. обслуживания, проката, производства молочной продукции, перевозки пассажиров. По последней услуге кондуктору разрешено использовать «облачные кассы» и не выдавать бумажный чек. Вместо него можно предъявить пассажиру QR-код, в котором содержится все информация об операции.
Какие виды онлайн-касс существуют?
Как показывает статистика ФНС России, уже более 1,1 млн налогоплательщиков зарегистрировали 2,8 млн онлайн-касс (на 1 июля 2019 года). Рынок ККТ стремительно развивается: в реестр моделей внесено более 170 единиц от 56 производителей. Казалось бы, выбрать подходящий для своего бизнеса аппарат не составляет труда. Тем не менее каждый вид онлайн-кассы имеет свои особенности.
Фискальные регистраторы управляются внешней кассовой программой и подходят для тех бизнесменов, которые уже приобрели кассовое ПО для своей сферы бизнеса. На этих онлайн-кассах нет кнопок и экрана, только фискальный накопитель для хранения данных продаж, печати чеков и отправки их в ФНС. Они требуют подключения к сети и Интернету. Подобные аппараты подходят для сетевого ритейла или ресторанов, для малой розницы или сферы услуг.
Автономные кассы, в отличие от регистраторов, имеют кнопки и встроенный пользовательский интерфейс, на котором можно проводить все кассовые операции. Они работают от аккумулятора и имеют интернет-модем. Такой вариант подходит для микробизнеса, где на точке пробивается небольшое количество товаров и услуг.
Примером онлайн-кассы, сочетающей в себе качества предыдущих двух моделей, можно назвать Смарт-POS «2 в 1» - онлайн-касса и POS-терминал в одном корпусе. Как требует законодательство, эта система передает данные в ФНС, а помимо этого принимает платежи любым способом (наличные, карта и прочее), может автономно работать до 12 часов и обладает возможностью без проблем интегрировать различные приложения для бизнеса.
Моноблоки ближе среднему и малому бизнесу: в них включены принтер чеков, кассовая программа, экран кассира, клавиши (или сенсорный экран), что делает компьютер необязательным элементом. Таким образом, моноблоки становятся полноценным местом кассира.
Как зарегистрировать онлайн-кассу?
Сначала подается заявление в личном кабинете на сайте Федеральной налоговой службы. В ответ приходит регистрационный номер. Через ОФД касса отправит данные в налоговую: в личном кабинете появится карточка регистрации. На этом все - можно работать.
Во сколько обойдется онлайн-касса?
Покупка онлайн-кассы — затратное дело. Например, тот самый универсальный смарт-POS «2 в 1» можно приобрести от 30 тыс. рублей. К этому надо прибавить оплату обслуживания оборудования. Возьмем за временной отрезок два года: для нового бизнеса этот период адаптации к рынку и активного наращивания клиентской базы, так что каждая копейка, в том числе на содержание онлайн-касс, на счету. Регистрация в ФНС обойдется в 6 тыс. рублей. Выпуск квалификационной электронной подписи для заключения договора с оператором фискальных данных (ОФД) и регистрации фискального накопителя - 5 тыс. рублей. Самому ОФД уже за передачу информации с онлайн-касс в течение двух лет придется платить также 6 тыс. рублей. Обслуживание аппарата требует дополнительных средств: сервис на два года обойдется в 24 тыс. рублей. Общая сумма затрат на выбранный период — 71 тыс. рублей.
А если не покупать?
Аренда этого же аппарата в Сбербанке обойдется примерно 48 тыс. рублей на аналогичный срок. Все затраты, в том числе регистрация, уже включены в стоимость услуги. К тому же такой способ приобретения онлайн-кассы сэкономит не только деньги, но и время. При обращении в банк регистрация происходит автоматически, а при покупке кассы, за регистрацией необходимо обращаться в ФНС, что может занять 10 дней и более. Не стоит забывать и о том, что при аренде, аппарат всегда можно вернуть обратно — если предприниматель переходит на другое оборудование, закрывает дело или, наоборот, расширяет его.
Грозит ли предпринимателям без онлайн-кассы штраф?
Наказание за работу без ККТ могут понести как должностные лица и ИП, так и юридические лица. Для первых сумма штрафа составит 25-50% от принятых без кассы сумм (не менее 10 тыс. рублей), для вторых — 75-100% от расчета (не менее 30 тыс. рублей). Штраф могут назначить и за невыданный покупателю чек: на директора, бухгалтера или ИП накладывают штраф в 2 тыс. рублей, на компанию — 10 тыс. рублей.
Кому-то полагается отсрочка в приобретении и установке онлайн-касс?
По данным ФНС страны, отсрочку в применении ККТ до 1 июля 2021 года получили индивидуальные предприниматели без наемных работников по трудовым договорам, работающие в сфере услуг или продающие товары собственного производства.
Онлайн-касса является не только требованием федерального законодательства, но и может значительно облегчить дела своего владельца. Выбрав правильную модель ККТ и способ ее установки (аренда или покупка), предприниматель открывает для себя новые возможности — простой учет прибыли и легкую отчетность перед ФНС. Редакция БНК обратилась к эксперту области, который ведет непрерывное взаимодействие с малым бизнесом региона - Сбербанку, чтобы узнать какие виды онлайн-касс наиболее популярны в Коми и почему. Вот что по этому поводу говорит заместитель управляющего Коми отделением Сбербанка Алексей Перевощиков:
- За 2018 и 2019 год в республике установлено около 700 касс «Эвотор» и смарт-POS «2 в 1». Они обладают рядом преимуществ, которых нет у других ККТ: мобильность, автономная работа до 12 часов. Эти модели онлайн-касс имеют встроенный сканер 1D/2D штрих-кодов товаров и специального DataMatrix кода для маркированного товара, бесплатно интегрируются с 1С и загружают товары через Excel. Благодаря этому они могут стать большим подспорьем в аналитике, складском учете и отчетности в целом.
Напомним, ранее в цикле «Бизнес в онлайне» выходили материалы о регистрации бизнеса и кредитовании на развитие дела.
